各档案管理公司：

自2023年时我局完成了人事档案数字化这件事之后, 我局依据组部给出的《干部人事档案数字化技术规范》相关要求, 针对全局大约700卷的档案开展了数字化工作, 鉴于此项工作存在工作量大、技术要求高以及保密要求严这些情况, 打算使用人事档案维护专项经费去购买人事档案数字化服务项目, 具体情况是这样的:

一、基本情况

每年, 我局都要整理人事档案, 其数量基数极大, 耗费时间漫长。我局在职人员档案总计约660卷, 其中公务员档案约510卷, 事业单位人员档案约150卷。平均每卷新增档案17面, 这其中包括年度考核3面、季度考核8面、工资3面、提拔晋升2面以及奖惩情况1面。经测算, 更新每卷约17面平均耗时0.4天/人, 新增档案全卷约100面平均耗时1.3天/人。2026年, 有660卷人事档案需更新, 新增人事档案41卷, 合计耗时约317.3天/人。

二、工作及人员要求

人事档案数字化在专业方面存在着较高要求, 其流程具备复杂性, 且保密方面要求也高, 因而此事有必要让专业人员来实施操作, 具体的流程以及要求情况如下所示:

1.干部人事档案目录需要录入, 要根据统一格式来录入, 该目录的信息是由10个信息项所构成的。

2.利用图像扫描, 采用垫白色衬底的平板扫描方式, 对每页档案开展逐页扫描工作, 期间不可以损坏纸质档案。

3.针对图像实施优化, 采用人工办法开展处理工作, 处理对象是起初的图像, 图像背景颜色属于24位的真实彩色样式, 并且其RGB值呈现为（254,246,197）, 字符灰度的平均数值小于或等于125.0, 模糊程度小于或等于200.0μm, 图像偏斜在每行的开头与结尾位置, 角度没超出1°。

4.图像存储方面, 原始图像在存储之际, 要开展图像压缩, 压缩率要大于或等于百分之八十, 优化图像则不实施压缩, 原始图像以及优化图像需分置于不同的文件夹进行保存。

5.将档案进行归档, 在整体复检全部完成之后, 把档案移交至档案库房予以保存, 并且协助档案管理人员, 把新增的人事档案依照顺序放置到档案之中。

6.全部现有数据要做好备份工作, 数据包备份时, 需采用硬盘啊、光盘之类的不同载体来实行备份, 而且适宜选择异地进行备份。

7.必须在我局人事档案室开展档案数字化加工, 要使用和其他网络存在物理隔离的专用设备, 还得遵守我局档案保密要求来进行保密管理。

为达到以上要求，预计专业人员的费用为300元每人每天。

三、经费预算

预算的总体金额大概是9.6万元, 具体内容可查看附件, 这个报价涵盖了完成该项目应具备的服务费, 还有税金等方面的费用, 同时要求公司给出的报价不能比预算价格高。

四、采购方式

我们科室针对本项目展开公开询价采购了, 邀请那些符合资质条件的供应商参与报价。此番询价规定供应商们要一次性禀明确且不可变更的价格, 判定成交价的评审是以实质性充分满足采购需求, 质量跟服务处于同等水平并且报价是最低的这个标准来确定达成交易的供应商。

提供商要依照文件规定, 充足提交如下类别资料, 价格核算单, 商行经营牌照复印件, 国家给予认可的有关资格凭证, 表征本身拥有合约履行所需专业能力的素材, 法人委托相关授权代表的文书以及法人的资格证副本, 全部复印件一定要加盖单位私章。

请参与投标的公司, 在2026年6月18日之前, 将包含报价的文件以及相关资料, 通过邮寄的方式, 或者密封后送至海口市市场监督管理局所处的市政府办公区。其地址是, 海口市秀英区长滨三路, 市政府办公区17栋北楼1021, 邮编为570000, 联系人是付广景, 联系电话是0898 - 66773707。

特此询函。

附件：新增人事档案数字化服务经费预算

海口市市场监督管理局

2026年6月11日

新增人事档案数字化服务经费预算

序号

项目

工作内容

档案数量（卷）

工作量（天数）

每人每天价格（元）

小计（元）

备注

现有人事档案更新

对事儿档案之中全新增添的材料, 也就是每一卷大概有十七面的那些材料, 去予以更新, 包含这些方面: 其一, 按照人事档案系统目录规范格式, 此格式由十个信息项共同构成, 来开展档案目录的录入工作；其二, 运用垫白色衬底的平板扫描办法, 针对每一页档案都逐页进行扫描；其三, 借助人工的方式来处理, 去对原始图像做处理；其四, 采用不一样的格式, 把原始图像数据以及优化之后的图像数据进行存储；其五, 针对干部数字档案进行刻录备份。

660

264

300

79200

每卷约耗时0.4天

新增档案全卷数字化

对刚入职不久人员的干部人事档案开展全卷数字化, 每卷大概100面, 这其中涵盖: 其一, 依据四类、九类分类要求去填写编码；其二, 按照人事档案系统目录格式, 此格式由10个信息项构成, 来录入档案目录；其三, 借助垫白色衬底平板扫描方式, 对每一页档案逐一进行扫描；其四, 运用人工方式来处理原始图像；其五, 采用不同格式存储原始图像数据以及优化图像数据；其六, 对干部数字档案进行刻录备份。

41

53.3

300

15990

本市局新加入的担任公务员职务的人员有36名, 其下属的事业单位新入职的拥有事业编身份的人员为5人, 这件事情大约花费了1.3天的时间。

合计

317.3

95190